Paciente novo não espera resposta
Quem procura uma avaliação costuma chamar mais de uma clínica. A que responde primeiro, com horário disponível, normalmente fica com o paciente.
Para clínicas odontológicas
Secretária virtual no WhatsApp para clínicas odontológicas
A Ana, secretária virtual da Staffra, responde os pacientes no WhatsApp a qualquer hora, explica como funciona a avaliação e marca com o dentista certo, só nos horários que estão livres. A recepção fica livre para quem está na clínica.
- WhatsApp oficial da Meta
- A partir de R$ 7 por dia
- Cancele quando quiser
O que é uma secretária virtual para clínica odontológica?
É um atendimento automático no WhatsApp da clínica que responde pacientes a qualquer hora, tira dúvidas com base nas informações da clínica e marca consultas na agenda de cada dentista. Na Staffra, essa secretária é a Ana: ela responde só com o que a clínica cadastrou e passa para a equipe os casos de dor, urgência ou dúvidas clínicas.
A recepção não dá conta de tudo ao mesmo tempo
Telefone tocando, paciente no balcão e o WhatsApp acumulando mensagens. Quem fica sem resposta raramente espera.
As mensagens chegam depois que a clínica fecha
Muitos pacientes só têm tempo de procurar dentista à noite ou no fim de semana. Sem ninguém para responder, o pedido espera até o dia seguinte, e o paciente esfria.
Perguntas repetidas ocupam a recepção
"A avaliação é paga?", "Vocês atendem meu convênio?", "Qual é o endereço?". Responder as mesmas dúvidas o dia todo tira tempo de quem está sendo atendido na clínica.
Como fica uma conversa com a Ana
Um paciente chama às 21h, com a recepção fechada. A Ana responde e já deixa a avaliação marcada:
Clínica Sorriso Leve
Online agora
- Boa noite, gostaria de marcar uma avaliação
- Boa noite! Claro, posso te ajudar. Você tem preferência de dia?
- Antes, a avaliação é paga?
- É sim: a avaliação custa R$ 100, e o valor é abatido se você fizer o tratamento aqui na clínica.
- Ótimo! Tem quinta de manhã?
- Quinta de manhã o Dr. Jorge tem estes horários: 08:00, 09:00 e 10:30. Qual fica melhor?
- 9h. Roberto Lima, roberto.lima@email.com
- Pronto, Roberto! Avaliação com o Dr. Jorge, quinta às 09:00. Você vai receber a confirmação e um lembrete por e-mail.
Feita para a rotina da clínica
A Ana trabalha com o que a clínica cadastra: procedimentos, dentistas, horários e informações do consultório. Ela não inventa preço nem promete um horário que não existe.
Agenda separada por dentista
Cada dentista tem os próprios dias e horários. O paciente pode pedir um profissional pelo nome, e a Ana mostra só a agenda dele. Sem preferência, ela marca com quem estiver livre.
Duração certa para cada procedimento
Avaliação, limpeza, restauração: cada procedimento tem a sua duração, e você pode somar um intervalo para preparar a sala entre um paciente e outro.
Os dados que a clínica precisa, antes de marcar
Nome, e-mail e telefone e, se quiser, CPF, data de nascimento e perguntas suas, como "Qual é o seu convênio?" ou "É a sua primeira consulta?". A Ana pede tudo na conversa e registra no agendamento.
Aprovação da recepção, se a clínica preferir
Com a aprovação ligada, o pedido do paciente fica pendente até a recepção confirmar pelo painel. O paciente recebe a confirmação ou a recusa por e-mail.
Remarcação e cancelamento com regras
O paciente remarca ou cancela pelo próprio chat, dentro do prazo que a clínica definir. Passado o prazo, a Ana não cancela pelo chat.
Confirmação e lembrete por e-mail
Cada consulta confirmada gera um e-mail para o paciente, e um lembrete chega antes do horário para ajudar a evitar faltas.
Dor, urgência ou dúvida clínica? A conversa vai para a equipe
A Ana responde só com base no que a clínica cadastrou. Quando o paciente relata dor ou urgência, ou pergunta algo que só um dentista pode avaliar, ela não improvisa: avisa que vai chamar a equipe e, se você permitir, passa a conversa com todo o histórico para alguém da clínica. Pelo painel, a recepção assume qualquer conversa quando quiser.
Comece em menos de 30 minutos
- Passo 1
Cadastre os procedimentos
Avaliação, limpeza, clareamento: informe o nome, a duração e, se quiser, o preço de cada procedimento.
- Passo 2
Adicione os dentistas e os horários
Defina os dias e horários de cada profissional e as folgas da clínica, e conecte o Google Agenda se a equipe já usa.
- Passo 3
Conecte o WhatsApp da clínica
Use o número que a clínica já tem ou um número novo. A partir daí, a Ana começa a atender.
Quanto custa
Os planos começam em R$ 197 por mês, com a Ana e a Malu incluídas. São 7 dias grátis: a cobrança só acontece depois de 7 dias ou de 500 respostas, o que vier primeiro. Não tem taxa de instalação, e você cancela pelo próprio painel quando quiser.
Perguntas frequentes
A Ana sabe responder se atendemos convênio?
Sabe, se a clínica cadastrar essa informação. Ela responde com base nas informações do negócio, como convênios aceitos, valor da avaliação e formas de pagamento. Você também pode incluir a pergunta "Qual é o seu convênio?" entre os dados pedidos antes de marcar.
Ela marca procedimentos mais longos sem bagunçar a agenda?
Sim. Cada procedimento tem a sua duração, mais um intervalo opcional entre pacientes. A Ana só oferece horários em que o procedimento cabe inteiro e nunca marca dois pacientes no mesmo horário com o mesmo dentista.
E se o paciente quiser falar com uma pessoa?
A Ana avisa que vai chamar a equipe e, se você permitir, passa a conversa para a recepção com todo o histórico. Pelo painel, qualquer pessoa da equipe pode assumir a conversa quando quiser.
Como ficam os dados dos pacientes?
A Ana pede só os dados que a clínica configurar, e eles ficam no painel da clínica, junto com o agendamento. A Staffra trata essas informações conforme a LGPD, como descrito na nossa política de privacidade.
Dá para usar o número que a clínica já tem?
Dá. A conexão é feita pela conexão oficial da Meta, com o número que a clínica já usa no WhatsApp Business ou com um número novo. Conectando pela sua conta da Meta, a recepção continua usando o app no celular.