Il nuovo paziente non aspetta la risposta
Chi cerca una prima visita di solito scrive a più di uno studio. Quello che risponde per primo, con un orario disponibile, di solito si tiene il paziente.
Per studi dentistici
Segretaria virtuale su WhatsApp per studi dentistici
Ana, la segretaria virtuale di Staffra, risponde ai pazienti su WhatsApp a qualsiasi ora, spiega come funziona la prima visita e prenota con il dentista giusto, solo negli orari liberi. La reception resta libera per chi è in studio.
- WhatsApp ufficiale di Meta
- Da R$ 7 al giorno
- Disdici quando vuoi
Cos'è una segretaria virtuale per uno studio dentistico?
È un'accoglienza automatica sul WhatsApp dello studio che risponde ai pazienti a qualsiasi ora, chiarisce i dubbi in base alle informazioni dello studio e fissa le visite nell'agenda di ogni dentista. Su Staffra, questa segretaria è Ana: risponde solo con ciò che lo studio ha inserito e passa al team i casi di dolore, urgenza o domande cliniche.
La reception non riesce a fare tutto insieme
Il telefono che squilla, un paziente al bancone e WhatsApp che si riempie di messaggi. Chi resta senza risposta raramente aspetta.
I messaggi arrivano dopo la chiusura
Molti pazienti hanno tempo di cercare un dentista solo la sera o nel fine settimana. Senza nessuno che risponda, la richiesta aspetta fino al giorno dopo, e il paziente perde interesse.
Le domande ripetute tengono occupata la reception
"La visita è a pagamento?", "Accettate la mia assicurazione?", "Qual è l'indirizzo?". Rispondere alle stesse domande tutto il giorno toglie tempo ai pazienti in studio.
Com'è una chat con Ana
Un paziente scrive alle 21, a reception chiusa. Ana risponde e fissa subito la visita:
Clínica Sorriso Leve
Online ora
- Buonasera, vorrei prenotare una visita
- Buonasera! Certo, ti aiuto volentieri. Hai un giorno preferito?
- Prima, la visita è a pagamento?
- Sì: la visita costa R$ 100, e l'importo viene scalato se fai il trattamento qui allo studio.
- Ottimo! Hai giovedì mattina?
- Giovedì mattina il Dr. Jorge ha questi orari: 08:00, 09:00 e 10:30. Quale preferisci?
- Alle 9. Roberto Lima, roberto.lima@email.com
- Fatto, Roberto! Visita con il Dr. Jorge, giovedì alle 09:00. Riceverai la conferma e un promemoria via email.
Pensata per la routine dello studio
Ana lavora con quello che lo studio inserisce: prestazioni, dentisti, orari e informazioni dello studio. Non inventa prezzi e non promette orari che non esistono.
Un'agenda separata per ogni dentista
Ogni dentista ha i suoi giorni e orari. Il paziente può chiedere un professionista per nome, e Ana mostra solo la sua agenda. Senza preferenze, prenota con chi è libero.
La durata giusta per ogni prestazione
Visita, igiene, otturazione: ogni prestazione ha la sua durata, e puoi aggiungere una pausa per preparare la sala tra un paziente e l'altro.
I dati che servono allo studio, prima di prenotare
Nome, email e telefono e, se vuoi, codice fiscale brasiliano (CPF), data di nascita e domande tue, come "Qual è la tua assicurazione?" o "È la tua prima visita?". Ana chiede tutto in chat e lo salva nella prenotazione.
Approvazione della reception, se lo studio preferisce
Con l'approvazione attiva, la richiesta del paziente resta in sospeso finché la reception non la conferma dal pannello. Il paziente riceve la conferma o il rifiuto via email.
Spostamenti e disdette con regole
Il paziente sposta o disdice in chat, entro il termine stabilito dallo studio. Superato il termine, Ana non disdice tramite chat.
Conferma e promemoria via email
Ogni appuntamento confermato invia un'email al paziente, e un promemoria arriva prima dell'orario per aiutare a evitare le assenze.
Dolore, urgenza o una domanda clinica? La chat passa al team
Ana risponde solo in base a quello che lo studio ha inserito. Quando il paziente parla di dolore o urgenza, o chiede qualcosa che solo un dentista può valutare, non improvvisa: avvisa che chiamerà il team e, se lo permetti, passa la chat con tutta la cronologia a qualcuno dello studio. Dal pannello, la reception può prendere in mano qualsiasi conversazione quando vuole.
Inizia in meno di 30 minuti
- Passo 1
Inserisci le prestazioni
Visita, igiene, sbiancamento: indica il nome, la durata e, se vuoi, il prezzo di ogni prestazione.
- Passo 2
Aggiungi dentisti e orari
Imposta i giorni e gli orari di ogni dentista e le chiusure dello studio, e collega Google Calendar se il team lo usa già.
- Passo 3
Collega il WhatsApp dello studio
Usa il numero che lo studio ha già o un numero nuovo. Da lì in poi, Ana inizia a rispondere.
Quanto costa
I piani partono da R$ 197 al mese, con Ana e Malu incluse. I primi 7 giorni sono gratuiti: l'addebito arriva solo dopo 7 giorni o 500 risposte, a seconda di cosa avviene prima. Non ci sono costi di attivazione e puoi disdire dal pannello quando vuoi.
Domande frequenti
Ana sa dire quali assicurazioni accettate?
Sì, se lo studio inserisce questa informazione. Risponde in base ai dati dell'attività, come assicurazioni accettate, prezzo della visita e metodi di pagamento. Puoi anche aggiungere la domanda "Qual è la tua assicurazione?" ai dati richiesti prima di prenotare.
Prenota le prestazioni più lunghe senza scombinare l'agenda?
Sì. Ogni prestazione ha la sua durata, più una pausa facoltativa tra i pazienti. Ana offre solo orari in cui la prestazione ci sta tutta e non prenota mai due pazienti nello stesso orario con lo stesso dentista.
E se il paziente vuole parlare con una persona?
Ana avvisa che chiamerà il team e, se lo permetti, passa la chat alla reception con tutta la cronologia. Dal pannello, chiunque del team può prendere in mano la conversazione quando vuole.
Che fine fanno i dati dei pazienti?
Ana chiede solo i dati che lo studio configura, e restano nel pannello dello studio insieme all'appuntamento. Staffra tratta queste informazioni nel rispetto della LGPD, la legge brasiliana sulla protezione dei dati, come descritto nella nostra informativa sulla privacy.
Possiamo usare il numero che lo studio ha già?
Sì. Il collegamento passa dall'integrazione ufficiale di Meta, con il numero che lo studio usa già su WhatsApp Business o con un numero nuovo. Collegandoti con il tuo account Meta, la reception continua a usare l'app sul telefono.